В рубрику "Решения корпоративного класса" | К списку рубрик | К списку авторов | К списку публикаций

ПО для автоматизации бизнес-процессовSoftware for business process automation

Выбирая ПО для автоматизации бизнес-процессов, нужно четко понимать, какими критериями стоит руководствоваться при выборе производителя и на какие моменты в реализации проекта нужно обратить внимание. В зависимости от рода деятельности, размеров, потребностей те или иные критерии могут оказаться приоритетными, а значит, и повлиять на результат.

Choosing software for automating business processes, it is necessary to understand clearly what criteria should be guided in choosing the manufacturer and which features in the project implementation you need to pay attention. Depending on the type of activity, size, needs certain criteria can be prioritized, and therefore affect the outcome.

Максим Крылов
Руководитель практики операционной эффективности и
контроллинга бизнес-процессов Центра управленческого и
IТ-консалтинга компании "РДТЕХ"

Maxim Krylov
Head of practice of operational efficiency and controlling of business
processes of the Center of management and IT consulting of "RDTEX" Company

Ключевые слова:

автоматизация бизнес-процессов

Keywords:

automation of business processes

Ключевые моменты

Сегодня очевидно, что при правильном подходе автоматизация бизнес-процессов дает только плюсы: это и организация работы с клиентами и поставщиками, и управление запасами, повышение эффективности и прозрачности работы сотрудников… Неудивительно, что эксперты по-прежнему отмечают рост востребованности услуг по автоматизации бизнес-процессов, причем рынок растет до 30% ежегодно, а количество программных продуктов для автоматизации процессов таково, что в их разнообразии можно потеряться.

Прежде чем перейти к обсуждению ПО, хотелось бы отметить ключевые моменты реализации любого проекта по автоматизации бизнес-процессов. Ни для кого уже не секрет, что залог успешной автоматизации – правильно сформулированные требования к будущей системе. Заказчику всегда приходится отвечать на следующие вопросы:

Какой бизнес-процесс автоматизируется?
Какие существуют данные, кто и какой доступ к ним должен иметь?
Какую отчетность должна предоставлять система и насколько полной она должна быть?

Важно отметить: несмотря на то что практика показывает обратное, не всегда очевидно, что бизнес-процессы для автоматизации и процессы в организации "как есть" могут коренным образом различаться. Если автоматизация процесса требует его изменений, то в проекте по автоматизации нужно учесть мероприятия по управлению этими изменениями. Автоматизация бизнес-процессов – это комплексная работа, которая не может ограничиваться внедрением выбранного ПО. Автоматизация процессов, затрагивающих не только одно подразделение организации, но и изменение структуры ответственности их участников и перераспределение их полномочий, позволяет отнести такой проект к проектам совершенствования деятельности организации. Отметим также то, что деятельность по поддержке создаваемой системы автоматизации и реализованных в ней процессов нужно рассматривать еще до внедрения системы.

После того как требования к системе автоматизации сформированы, на их основании можно приступить к выбору программных средств.

Выбираем систему

Ключевые факторы, влияющие на решение о выборе системы:

требования к поддержке реализации бизнес-процессов определенной сложности;
требования к архитектуре – наличие территориально распределенных подразделений у организации сразу накладывает определенные требования к удаленному доступу, хранению данных в системе и т.д.;
требование к открытости системы – в некоторых случаях это требование может быть одним из основных;
наличие в IТ-ландшафте организации программных продуктов тех или иных производителей;
требования к интеграции системы с внешними системами – причем это могут быть не только информационные системы, но и те, которые управляют каким-либо оборудованием, например сетевым у телекоммуникационной компании;
требования к хранению информации, поддержка каких-либо специфических для организации форматов документов и действий с ними;
требования к функционалу поиска;
требования к безопасности (доступ к информации, средства шифрования данных, организация доступа и управления и т.д.). Возможность интеграции с имеющимися в организации механизмами безопасности;
требования по соответствию определенным стандартам: отраслевым, внутренним, международным, ГОСТу и т.д.

Очевидно, что критериев много, и в каждом конкретном случае их весомость может быть совершенно разной. Опыт показывает, что у лидеров рынка продукты схожие: по масштабу, функционалу, а различия, если и присутствуют, то на уровне удобства использования тех или иных возможностей. Для них характерны широкие интеграционные возможности, поддержка нотаций BPMN 2.0, единое информационное пространство для работы бизнес-аналитиков и разработчиков, наличие уже реализованных процессов, которые можно взять за образец при разработке своего решения.

Пристальное внимание при выборе системы необходимо также уделить и тем процессам, которые она поддерживает, и тому, какие процессы в ней уже реализованы. Очевидно, что, даже если система поддерживает внесение изменений в заложенные в нее процессы, работа по их доработке может оказаться настолько обширной, что сведет к нулю все плюсы выбора данной платформы.

Оптимальный путь

Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний день оптимальным при выборе программного обеспечения для автоматизации процесса является путь, при котором:

собираются и фиксируются требования к системе (в целом и процессам в ней: если нет возможности оценить все процессы, то можно рассмотреть требования к самому простому и самому сложному процессу);
реализуется пилотный проект (без покупки лицензий);
анализируются результаты проекта, особенно та часть функционала, что не была реализована, и причины этого;
оценивается трудоемкость полученного решения и последующей поддержки. В случае если все устраивает, можно переходить к автоматизации процесса.

Только такой подход к автоматизации бизнес-процессов позволяет и разработчикам, и заказчикам завершить проект и быть довольными его результатами.

Выбор платформы автоматизации бизнес-процессов предприятия – задача более сложная, чем может показаться на первый взгляд. Мы перечислили лишь некоторые критерии, которые, на наш взгляд, оказались ключевыми при выборе программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов.

Литература

Караваев И. Как повысить эффективность бизнеса: тенденции развития BPM-решений // Рациональное управление предприятием. – 2012. – №5 – декабрь. С. 20 – 22.
Шматалюк А. Аналитики: российские CPM-системы не уступают аналогам от IBM и ORACLE [online]. Доступ через: http://www.cnews.ru/top/2014/02/26/analitiki_rossiyskie_cpmsistemy_ne_ustupayut_analogam_ot_ibm_i_oracle_562361.

Опубликовано: Журнал "Технологии и средства связи" #2, 2014
Посещений: 5010

Автор

Максим Крылов

Руководитель практики операционной эффективности и
контроллинга бизнес-процессов Центра управленческого и
IТ-консалтинга компании "РДТЕХ"